Lors d’un séjour de vacances ou d’un voyage à l’étranger, les souvenirs sont beaucoup plus riches en émotions quand on part en groupe. En effet, le voyage en solo tout comme le voyage en groupe ont chacun leurs avantages et leurs inconvénients. Être plusieurs pour partager le budget que ce soit en matière d’hébergement ou de transport est largement mieux que de prendre en charges le frais tout seul. Mais le voyage en groupe garantit aussi une bonne ambiance et entraide durant tout le séjour. Si vous êtes tenté de faire cette aventure, il vous est conseillé de suivre cet article pour savoir comment bien organiser un voyage en groupe.
De quel groupe s’agit-il ?
Tous les voyages groupe n’ont pas les mêmes particularités. L’organisation est plus ou moins compliquée selon la destination, le type de voyage à faire et le type de participants. En effet, il vous faut d’abord considérer la nature du groupe à laquelle vous aller partager votre voyage. Par exemple, un voyage de groupe professionnel n’a pas les mêmes contextes qu’une colonie de vacances, un voyage entre groupe d’étudiants ou entre amis. Le voyage d’entreprise est plus formel qu’une road trip avec « les potes. » Vous devrez donc échanger avec le groupe pour connaitre les objectifs attendus du voyage avant de dresser le planning durant le séjour. Entre amis, le programme sera moins structuré, car tout dépendra du feeling du groupe.
Déléguer les responsabilités
Afin que votre voyage de groupe soit réussi, il est important de déléguer les responsabilités durant le séjour, afin de faire participer tout le monde et de répartir plus facilement les tâches. En effet, depuis la réservation d’hôtel à l’animation de groupe, en passant par la recherche d’activités, tous les préparatifs ne peuvent pas être réalisés par une seule personne. Mobilisez donc tout le monde, en particulier les personnes ayant de l’expérience pour ce type d’aventure, afin de vous aider dans son organisation. Pour ce faire, dressez une liste de toutes les tâches depuis le départ jusqu’au retour pour que vous puissiez avoir une vision globale de toutes les tâches et de pouvoir ensuite les énumérer par ordre de priorité.
L’estimation du budget
Faites également une liste de tous les besoins durant le séjour pour faciliter l’estimation du coût global du voyage. Pour calculer le budget du voyage, il faut inclure dans cette évaluation :
• le prix du déplacement (qu’il s’agisse d’un vol ou d’un trajet routier)
• le choix du moyen de transport durant le séjour (louer une voiture ou prendre le transport public)
• le type de restauration (fast-food, nourriture de rue ou grande gastronomie)
• les provisions (le budget à débourser en supermarché)
• le budget divertissement (les sorties en parc d’attraction, soins thermaux, randonnées, les virées nocturnes, etc.)
• les coûts divers (taxes, assurances, pourboires, etc.)
Une fois que vous auriez dressé la liste des dépenses, vous pourrez calculer le budget individuel selon le nombre de personnes et la durée du séjour.
L’importance du débriefing
Avant et pendant le séjour, il est important de prendre le temps de se réunir de temps à autre pour connaitre les avis des autres concernant le déroulement de la journée. Chacun peut aussi émettre des solutions pour améliorer certaines situations. En instaurant une véritable communication, vous pourrez créer une bonne synergie et une belle cohésion dans le groupe.
